Как проверить клинингового подрядчика перед договором: чек-лист закупщика

При крупной закупке клининга недостаточно сравнить цену, отзывы и презентации участников. Службе закупок важно понять, кто фактически выйдет на объект, хватит ли подрядчику людей и техники, как сформирована стоимость и какими документами будет подтверждаться исполнение договора.

Задача проверки

Заказчик не обязан гарантировать налоговую дисциплину контрагента. Цель проверки — разумно убедиться, что договор заключается с реальным исполнителем для реальной хозяйственной цели, а затем сохранить подтверждения выбора и выполненных работ.

1. Проверьте юридическое лицо и подписанта

Начните с официальных данных. Бесплатный сервис ФНС «Прозрачный бизнес» позволяет проверить реквизиты, статус организации, руководителя, адрес, сведения о недостоверности, численность и часть финансовых показателей.

ИНН, ОГРН и наименование совпадают с коммерческим предложением;
компания не находится в процессе ликвидации;
в ЕГРЮЛ нет отметок о недостоверности адреса или руководителя;
договор подписывает руководитель либо представитель с действующей доверенностью;
опыт на сопоставимых объектах можно подтвердить.

Недавняя регистрация сама по себе не делает компанию ненадёжной. Но для нового юридического лица без подтверждённой команды и проектов глубина проверки должна быть выше.

2. Сопоставьте объём работ с персоналом

Попросите подрядчика рассчитать численность под вашу площадь, график, периодичность операций и режим доступа. Для объекта 30 000 м² ответ «25 сотрудников в нескольких сменах с резервом на замены» можно проверить. Ответ «всё сделают два человека» без объяснения привлечения других исполнителей — повод задать дополнительные вопросы.

Сколько человек одновременно работает в каждой смене?
Кто руководит персоналом на объекте?
Кто заменяет заболевших и отсутствующих сотрудников?
Кто оформляет пропуска и проводит инструктаж?
Привлекаются ли субподрядчики и допускает ли это договор?

Сравнить заявленную модель с нормативной численностью можно в калькуляторе стоимости клининга.

3. Уточните, кто фактически будет убирать объект

Субподряд не является нарушением сам по себе. Риск появляется, когда договор заключён с одной компанией, на объект людей выводит другая, а заказчик не знает оснований такой замены. Зафиксируйте допустимость привлечения третьих лиц, порядок согласования и ответственность основного исполнителя.

Вопрос	Приемлемый ответ	Повод для проверки
Кто выводит персонал?	Сторона договора или согласованный субподрядчик	Название исполнителя постоянно меняется
Кто ставит задачи?	Назначенный менеджер или супервайзер	Никто не отвечает за смену
Кто отвечает за результат?	Основной подрядчик по договору	Ответственность перекладывается между компаниями

4. Проверьте технику, материалы и инфраструктуру

Необязательно запрашивать документы на каждый пылесос. Нужно понять, за счёт каких ресурсов подрядчик исполнит техническое задание.

перечень необходимой техники и основание её использования: собственность, аренда или лизинг;
место хранения оборудования и расходных материалов;
порядок доставки химии и инвентаря;
резерв техники на случай поломки;
ответственный за обслуживание оборудования.

5. Проверьте налоговый статус

Уточните применяемый налоговый режим и статус плательщика НДС. Это особенно важно для договоров 2026–2027 годов: налоговый статус подрядчика может измениться, а вместе с ним — документы и налоговая составляющая цены.

По статье 54.1 НК РФ нарушение контрагентом налогового законодательства само по себе не является основанием для снятия расходов или вычетов у заказчика. Значение имеют реальность операции, её деловая цель и фактический исполнитель. Подробнее об этом — в материале о налоговых рисках клинингового контракта.

6. Проверьте экономику предложения

Сравните не только итоговую сумму, но и структуру цены. Необъяснимое отклонение от других предложений может указывать на ошибку в объёме, заниженный ФОТ или неучтённые операции.

Что запросить	Что проверить
Численность и часы	Соответствуют площади, графику и составу работ
ФОТ и взносы	Не занижены относительно заявленного персонала
Химия и материалы	Учтены нормы расхода и требования объекта
Техника	Заложены аренда, амортизация или обслуживание
НДС	Соответствует налоговому статусу и условиям договора

Сохраните предложения конкурентов, расчёт цены, тендерную документацию, протокол и краткое обоснование выбора победителя.

7. Познакомьтесь с руководителем будущего объекта

Менеджер по продажам не будет ежедневно управлять уборкой. До подписания договора обсудите работу с будущим объектовым менеджером или руководителем проекта:

кто отвечает за качество и замены персонала;
как фиксируются заявки и жалобы;
кто приезжает при аварийной ситуации;
как контролируются пропуска и ключи;
в какие сроки предоставляется отчётность.

8. Сохраните доказательства выбора и исполнения

Проверка не заканчивается в день подписания договора. Создайте папку контрагента и храните в ней последовательную историю отношений.

До заключения договора

выписка и результаты проверки по открытым источникам;
коммерческое предложение и переписка;
тендерные документы и протокол выбора;
сведения об опыте, персонале и технике.

Во время исполнения

договор, приложения и графики;
заявки, журналы и отчёты супервайзеров;
акты, счета-фактуры и платёжные документы;
пропускные данные и сведения о фактических исполнителях;
претензии, результаты контроля качества и устранение замечаний.

Красные флаги

Один признак ещё не доказывает недобросовестность. Совокупность нескольких требует углублённой проверки.

Умеренный риск: компания недавно создана, штат небольшой, нет собственной техники или цена несколько ниже рынка — если этому есть понятное объяснение.
Высокий риск: неизвестен фактический исполнитель, оплату предлагают третьему лицу, полномочия подписанта не подтверждены, цена не покрывает заявленные ресурсы.
Критичная комбинация: аномально низкая цена, отсутствие персонала и техники, цепочка субподрядчиков и отказ раскрыть структуру исполнения.

Что не нужно требовать автоматически

Проверка должна быть соразмерна масштабу сделки. Обычно не требуется запрашивать банковские выписки, персональные данные всех работников, документы на каждую единицу инвентаря или гарантии отсутствия любых налоговых нарушений в будущем.

Итоговый чек-лист закупщика

Реквизиты и полномочия подписанта проверены.
Фактический исполнитель и схема субподряда понятны.
Численность сопоставима с объёмом работ.
Техника и материалы доступны подрядчику.
Налоговый статус и НДС учтены в цене.
Стоимость имеет расчётное обоснование.
Руководитель объекта и порядок контроля определены.
Выбор подрядчика зафиксирован документально.
Доказательства фактического исполнения сохраняются.
Периодическое обновление проверки предусмотрено.

Источники

Запросите прозрачное предложение на клининг

«МосКлининг» подготовит расчёт с составом работ, численностью, графиком, техникой и системой контроля качества. Перейти на сайт компании →